Mau ke Eropa gratis? Manfaatin status mahasiswa lo!

Mau ke Eropa gratis? Manfaatin status mahasiswa lo!

Mau jalan ke Eropa gratis? Manfaatin status mahasiswa lo!

Mungkin akan muncul pertanyaan apa maksud dari judul di atas, gimana caranya mahasiswa bisa keliling eropa gratis? Paling cuma quiz atau undian yang kesempatannya kecil. Enggak bro, ini bukan quiz atau undian, bahkan gw berani bilang kesempatan ini 90% berhasil asalkan kita punya tekad dan kemauan yang keras. Mungkin sebagian dari temen-temen udah pernah ke eropa dengan keluarga atau berencana ke eropa nanti setelah berkarir. Tapi yang membuat kesempatan ini ga boleh dilewatkan adalah momen berharga bersama teman di waktu yang masih relatif muda. Bayangin kita pergi keliling eropa dengan 1 tim yang terdiri dari teman se-geng kampus kita di umur 17-25 tahun, priceless! Ga percaya? Gw kasih bocoran sedikit:

Coffee Break di Rome Model United Nations
Rijksmuseum, Amsterdam

Gw beserta sahabat-sahabat gw udah dapet kesempatan dan ngerasain sendiri. Setelah itu gw share pengalaman ke temen junior dan teman luar kampus, yang syukurlah juga berhasil. Sekarang gw bakal share pengalaman gw beserta step2nya di sini. Berikut ini garis besarnya dulu:

  1. Bentuk tim delegasi!
  2. Tentukan tempat dan tanggal diselenggarakannya Model United Nations!
  3. Segera daftarkan tim kita ke Model United Nations yang kita mau!
  4. Cari sponsor..!!
  5. Urus akomodasi dan dokumen keberangkatan!
  6. Pasang paket sponsorship sesuai dengan kesepakatan!
  7. Persiapkan diri untuk konferensi MUN!
  8. Nikmatin hasil kerja keras kita bro! Enjoy!

Sebelum masuk ke detail step-stepnya, gw jelasin dulu program apa yang dimaksud.

Model United Nations

Model United Nations adalah simulasi konferensi PBB untuk level mahasiswa dalam mencapai sebuah resolusi PBB. Ini program cocok banget buat yang suka berdiplomasi dan doyan ngecap. MUN diselenggarakan di universitas internasional yang terletak di Roma, Rotterdam, Paris, London, dan kota-kota besar lainnya. Ga mesti Eropa, di US dan Asia juga ada.

Nah untuk berpartisipasi dalam MUN di kota-kota tersebut pasti butuh uang dong buat beli tiket, urus visa, penginapan, dan perintilan-perintilan lain. Bisa ga kita dapetin uang untuk itu semua? Jawabannya, bisa banget! Terus apakah kita mesti jadi juara kelas atau mapres supaya dibiayain berangkat ke Eropa? Engga juga bro.

Caranya adalah cari sponsor sebanyak-banyak untuk mebiayai kita berangkat ke universitas penyelenggara tersebut. Terus gimana caranya supaya mau ada yang sponsorin kita? Kita akan bahas lebih lanjut.

Serunya lagi adalah kita yang nentuin sendiri mau berangkat sama siapa. Rasanya jauh lebih seru karena tim yang berangkat adalah temen-temen kita sendiri yang udah biasa main bareng. Tapi inget! Walaupun timnya adalah pilihan kita sendiri, tetap harus cari informasi dan latian konferensi MUN dengan yang kompeten supaya di sana bisa berpartisipasi dengan baik.

Ok, sekarang kita masuk ke penjelasan step-stepnya:

1. Bentuk tim delegasi!

Step ini merupakan start penting yang nentuin lancar atau enggaknya tim kita untuk berangkat MUN karena semua anggota tim harus turut berperan mulai dari urus surat, nyusun proposal, dan yang terpenting dari itu semua adalah temen-temen yang punya koneksi ke perusahaan-perusahaan sponsor entah dari bokapnya kek atau siapanyalah. Segera cari temen-temen se-geng yang kita percaya untuk bentuk tim delegasi. Kenapa se-geng? Karena kita udah terbiasa ketemu mereka dan udah nyaman, jadi untuk kerja bareng di depannya bakal enak.

Dalam pembentukan tim ini kita harus tentuin juga siapa ketua timnya, wakil ketua, sekretaris, bendahara, sponsorship, dan posisi lain yang mungkin diperlukan. Bikin sistem uang kas tiap bulan untuk bayar ini itu karena pada tahap ini kita belom ada dana dari sponsor, buat cetak proposal misalnya. Kalo urusan gini-ginian pasti kalian semua udah pada jago.

FYI, waktu itu gw berhasil berangkat dengan tim yang terdiri dari sahabat-sahabat gw. Hari kedua di Eropa kita sempat jalan-jalan dulu di Amsterdam:

Amsterdam Centraal

2. Tentukan tempat dan tanggal diselenggarakannya Model United Nations!

Nah kalo udah kebentuk timnya, sekarang tentuin tempat dan tanggalnya. Karena sekarang ceritanya lagi mau ke Eropa, ya cari MUN yang ada di Eropa serta sesuaikan tanggalnya. Sediain waktu minimal 6 bulan sebelum keberangkatan buat persiapan pendaftaran. Waktu tersebut digunakan untuk bikin application letter untuk pendaftaran MUN, bikin proposal sponsor, cari sponsornya itu sendiri, perpanjang paspor, bikin visa, dan lain-lain. Liat jadwalnya di mana? Berikut ini linknya.

Lihat Jadwal Model United Nations

Di situ bakal keliatan daftar MUN yang bakal diselenggarain sepanjang tahun. Mulai dari nama MUN, tanggal penyelenggaraan, sampai dengan biaya pendaftaran.

3. Segera daftarkan tim kita ke Model United Nations yang kita mau!

Setelah kita udah putusin mau ikut MUN yang mana, buru-buru deh urus pendaftarannya. Untuk proses kali ini kita harus pake uang sendiri dulu untuk biaya pendaftaran. Kenapa pake uang sendiri dulu? Karena kalo kita nunggu uang dari sponsor turun dulu terus baru daftar dan bayar, kuota MUN yang kita mau bisa keburu abis. Lagipula kalo kita udah dapet Letter of Acceptance (LoA) dari si panitia MUN kan lebih enak karena itu yang jadi salah satu modal kita buat lobi perusahaan sponsor.

Terus gimana cara daftar dan supaya keterima?

Cari MUN di kota besar, kalo gw kemaren dapet RomeMUN 2013 di Roma, Italy. Setelah kita tentuin mau ikut MUN yang mana, klik aja langsung nama MUN yang tertera di daftar tersebut. Ada MUN yang punya pilihan langsung “Apply Now” dan ada juga yang direct lagi ke website tersendiri. Cari aja menu apply MUN atau kalo perlu langsung email ke contact personnya tanya-tanya teknis pendaftarannya gimana.

Jangan mikir ribet dulu, mau berangkat ke Eropa rame-rame ga..?! haha

Dari pengalaman gw setelah email-email sama contact personnya dia bakal minta foto, CV, dan motivation letter. Persyaratan administrasi yang mereka minta bisa berbeda-beda dengan panitia MUN lainnya. Kalo urusan bikin motivation letter isinya harus keliatan niat untuk ikut kegiatan yang mereka selenggarain.

Setelah dikirim lewat email, panitia MUNnya bakal review dulu CV dan motivation letter kita, kira-kira hasilnya bakal keluar lebih dari seminggu. Kalo sudah lewat jauh dari seminggu, tanya aja ke contact person yang biasa email-an. Santai aja mereka baik dan welcome banget apalagi buat kita orang yang jauh dari negara mereka.

Kalo udah keterima kira-kira bakal diemail sama mereka dalam bentuk LoA, beda panitia mungkin sebutannya bakal beda juga tapi intinya sama bakal ada statement kalo kita keterima. Selain LoA dia juga bakal kasih informasi harus bayar biaya pendaftaran ke rekening bank mana, kayak gini:

Letter of Acceptance

Sorry banyak yang mesti gw hide karena confidential. Penasaran? Silahkan dilanjutkan proses pendaftarannya.

Kalo udah keterima dan bayar, selalu pantau inbox email kita karena mereka suka update berita ataupun saran mengenai apa yang kita harus lakukan selanjutnya. Biasanya setelah pembayaran diterima dan diconfirm sama panitia, mereka langsung  bagi-bagi peran tim kita dalam acara MUN tersebut. Mereka bakal tentuin kita harus berkontribusi sebagai delegate negara mana dan di council apa. Waktu itu 1 tim gw jadi delegate negara Brazil (walaupun kita orang Indonesia) dan gw masuk di council United Nations Human Rights Council (UNHRC). Temanya pun nanti akan disesuaikan dengan council yang kita dapet. Ww dapet tentang Lesbian, Gay, Bisexual, dan Transexual (LGBT). Untuk lebih detailnya gw bakal jelasin lebih lanjut di post gw berikutnya.

Balik lagi ke panitia MUN. Kita juga bisa minta bantuan atau minta surat rekomendasi dari panitia MUN tersebut buat bikin visa misalnya. Kita semua tau kalo bikin visa schengen agak ribet, makanya kalo ada surat rekomendasi dari panitia MUNnya itu bakal sangat ngebantu dalam proses pembuatan visa. Gw kasih potongan suratnya, kira-kira kayak gini:

Visa Recommendation Letter

Maaf lagi banyak yang harus gw hide detailnya. Tetap berhubungan terus sama contact personnya sampai Hari-H keberangkatan. Jangan ragu untuk nanya ke mereka, mereka bakal senang hati membantu.

4. Cari sponsor..!!

Inilah proses paling krusial dari rangkaian persiapan berangkat ke Eropa. Tanpa sponsor berarti ga dapet uang, ga ada uang berarti ga bisa berangkat. Tapi tenang aja, kalo semua anggota tim gerak dan niat pasti bakal dapet minimal untuk biayain tiket pesawat dan penginapan.

Ok, senjata utama dalam mencari sponsor adalah proposal. Kira-kira susunan proposalnya untuk MUN kayak gini:

  • Pendahuluan tentang MUN yang bakal kita ikutin. Jelasin apa itu MUN karena banyak dari pihak perusahaan yang ga tau MUN.
  • Deskripsi tentang acara MUNnya itu sendiri. Tempat, jadwal, dan keuntungannya buat mahasiwa yang ikut MUN.
  • Latar belakang dan tujuan kenapa kita semua sebagai mahasiswa harus ikut MUN (buat semeyakinkan mungkin).
  • Biografi masing-masing anggota tim dan prestasi apa yang selama ini diraih, tunjukin kalo kita emang orang yang cocok untuk ikut MUN.
  • Anggaran dana. Jelaskan dengan singkat padat jelas dan semenarik mungkin. Tentukan anggaran yang sesuai dengan situasi sebenarnya jangan sampai nanti uang yang didapet dari sponsor kurang untuk nutupin biaya kita.
  • Paket sponsorship dan benefit yang bakal mereka dapet..!!
  • Penutup proposal, bikin yang keren pake quote sekjen PBB kek atau tokoh besar lainnya biar ada spirit di kegiatan ini.

Ada poin yang gw bold di atas, itu merupakan poin paling penting dalam proposal supaya perusahaan bersedia untuk mendukung kegiatan kita. Soalnya setiap kita nawarin kerjasama sponsorship ke perusahaan, pertanyaan yang bakal keluar dari mereka adalah…

“Benefit untuk kita apa?”

Nah jawaban dari pertanyaan itu yang perlu kita siapin untuk ngeyakinin mereka. Ga sekedar jawaban, tapi memang kita harus bisa merealisasikan benefit apa yang mereka dapet. Jangan sampai kita keliatan butuh uang banget dan keliatan sebagai mahasiswa yang minta-minta uang aja, tapi bikin image kalo sedang nawarin kerjasama yang menguntungkan kedua belah pihak. Jadi posisinya bakal seimbang kalo sebenernya mereka juga butuh iklanin produk mereka di kegiatan yang kita tawarin.

Perlu diingat! Bagaimana pun juga concern utama perusahaan sponsor adalah gimana caranya dengan memberikan sponsor kepada kegiatan kita dapat membuat produk mereka dikenal di masyarakat luas sehingga Sales naik. Jangan khawatir, kita memang punya bargaining power untuk menaikan awareness itu (kampus, social media, radio, dll). Nah, di sinilah saatnya kita buktikan.

Contoh, kita tawarin kerjasama sponsorship ke perusahaan airlines, bilang logo mereka akan dipajang di baliho gerbang utama kampus kita. Kasih tau jumlah seluruh mahasiswa kampus kita (10.000 orang misalnya) dan berapa lama baliho itu bakal dipajang. Berapa kira-kira jumlah engagement orang lain terhadap baliho itu. Kasih data yang valid! Jadi mereka tau berapa jumlah traffic orang-orang yang bakal liat logo dan produk mereka di baliho tersebut. Lebih lagi mahasiswa merupakan target market yang pas buat perusahaan airlines, maraknya sosmed bikin mahasiswa terus ingin seru-seruan bareng temen-temennya untuk traveling.

Secara garis besar begitu kira-kira. Proposal kali ini harus dibikin sekeren mungkin dan yang pasti harus jelasin satu per satu biayanya dengan packaging yang semenarik mungkin. Sekilas proposal tim gw kemaren:

Budgeting Perjalanan pada Proposal
Paket Sponsorship pada Proposal

Contoh di atas penjelasan rincian anggaran secara singkat, jelas, padat. Dengan begitu jadi perusahaan tau biaya apa aja yang perlu dikeluarin buat keberangkatan kita.

Sebelum kita bawa proposalnya dan pergi ke calon perusahaan sponsor, kita harus siapin juga surat LoA dari MUN yang sudah menerima kita dan surat rekomendasi dari kampus kita supaya bargaining power kita makin kuat. Jangan lupa untuk selalu follow up ya!

Description: Surat Pengantar Rektorat wordpress.jpg
Surat Rekomendasi Kampus Untuk Cari Sponsor

5. Urus akomodasi dan dokumen keberangkatan!

Setelah urus sponsor, 1 atau 2 perusahaan mungkin sudah mencairkan dananya untuk kegiatan kita. Gunakan uang ini untuk urus tiket, paspor, asuransi, visa, dan dokumen lain. Cepet-cepet beli tiket dan booking penginapan di sana, kalo ga kita bakal susah nanti urus visanya.

Pesanlah tiket yang tanggal keberangkatannya 5-7 hari sebelum kegiatan MUN dimulai dan tanggal pulangnya 5-7 hari setelah kegiatan MUN selesai, supaya kita bisa jalan-jalan dulu ke kota lain. Karena selain untuk MUNnya itu sendiri, kita lakuin ini semua juga sekalian untuk keliling kota-kota di Eropa kan. RomeMUN gw waktu itu diselenggarain tanggal 7-11 Maret 2013, gw berangkat dari Jakarta tanggal 1 Maret 2013 dan pulang dari Amsterdam tanggal 16 Maret 2013 jadi banyak waktu untuk jalan-jalan.

Abis urus tiket sekarang saatnya urus penginapan. Tiket pesawat dan penginapan yang kita pesen sekarang sebagai bukti juga buat bikin visa. Kalo bener-bener mau neken budget di penginapan, cari aja hostel yang bentukannya dorm isi 6 atau 8 kasur. Kalo tim kita 8 orang, pesen yang dormnya isi 8 kasur. Jadi bisa press budget dan tetep aman karena walaupun tidur rame-rame, isinya temen-temen kita juga. Segera urus visanya bro!

Kalo urus untuk ke Italy terus dikabulin kita akan dapet visa dengan jenis “Invito” kayak gini:

Visa Schengen Italy

6. Pasang paket sponsorship sesuai dengan kesepakatan!

Promise is a promise. Kalo udah deal dengan sponsor, segera lakuin kewajiban kita sebagai partner. Cetak baliho, standing banner, handy banner, jacket, kaos, atau sarana promosi yang udah kita sepakati dengan perusahaan sponsor. Bahkan bisa juga kalo kita ada koneksi di media partner, kita pasang logo atau produk di twitter kampus, radio komersil, ataupun di website yang punya traffic tinggi. Ini penting juga karena sponsor bakal liat performance kita dalam jalanin kerjasama. Kalo mereka puas mereka ga sungkan lagi untuk sponsorin kita di kegiatan berikutnya.

Baliho di Gerbang Utama Kampus
Description: media partner wordpress.JPG
Twitter salah satu radio di Jakarta

7. Persiapkan diri untuk konferensi MUN!

Tiket pesawat udah dapet, penginapan udah ada, visa udah jadi. Dana dari sponsor tinggal tunggu seluruhnya turun (lagi, jangan lupa follow up). Sekarang saatnya kita persiapan untuk jalanin kegiatan MUNnya itu sendiri. Konsultasikan persiapan material, simulasi, dan segala halnya ke pohak yang kompeten seperti komunitas MUN di kampus. Bekal inilah untuk jalanin tugas sebagai delegasi di sana.

Persiapan awal yang penting adalah bikin position paper (pospap). Secara singkat, pospap adalah dokumen yang menjelaskan posisi negara yang kita wakilkan dalam bagaimana negara yang kita wakilkan menghadapi satu isu tertentu. Panitia MUN yang ngurus tim kita pasti bakal minta pospapnya.

Gw jadi perwakilan Brazil dengan tema LGBT. Pospap gw mendukung LGBT karena sesuai dengan keadaan sebenarnya bahwa negara Brazil mendukung hal tersebut. Pastinya nanti dalam konferensi MUN kita bakal ditentang oleh perwakilan negara-negara yang menolak LGBT. Memang pasti ada perbedaan pendapat, karena itulah konferensi ini ada untuk nemuin sebuah solusi berupa resolusi PBB. Pada awal dimulainya konferensi kita bakal bacain isi position paper kita di depan semua delegates. Seru! Berikut ini pospap di tahun 2013 yang banyak disusun dan dibantu juga oleh temen gw. Boleh banget komennya jika ada yang perlu diperbaiki.

Description: Pospap 2
Contoh Position Paper Amatir Gw di Tahun 2013

Setelah menegaskan posisi kita, kita bakal ikut rangkaian konferensi MUN. Dalam konferensi itu kita bakal ikut yang namanya Moderated Caucus dan Unmoderated Caucus. Kalau dijelaskan di sini akan lebih panjang sekali.

Gw amat sangat menyarakan untuk latihan dengan komunitas MUN kampus. Kalo ga ada bisa juga minta bantuan dan diskusi dengan temen di jurusan Politik atau Hubungan Internasional yang ngerti gini-ginian. Tambahkan pula dengan research di google atau di perpus.

8. Nikmatin hasil kerja keras kita bro! Enjoy!

Hari H keberangkatan pasti hari yang ditunggu-tunggu, ga sabar berangkat ke Eropa sama sahabat-sahabat. Jangan lupa dokumen-dokumen perjalanan. Jalanin semua rangkaian MUN-nya bro dan wajib ikut closing party! Mungkin party di tempat asal sudah biasa, tapi kapan lagi party dengan kumpulan mahasiswa lain dari seluruh dunia..? Ada biaya tambahan tapi percayalah, totally worth it!

Bahagia di Closing Party
Closing Party
Closing Party
Nieuwe Zijde, Amsterdam
The Eiffel Tower
Description: IMG_9760
Notre Dame
Description: Berlin
Brandenburger Tor, Berlin
Description: IMG_9769
Coffee Break
Description: IMG_9771
Colosseum, Rome

SPECIAL THANKS TO:

  • Rayhan Gautama (good friend and team leader), Aldi Satria, Inka Kosasih, Olivia Abigail, Ichy Ritsiranty, Marsya Ditia, dan yang tidak pernah terlupakan Alm. Yulia Zahara (kita selalu doakan selamat dunia dan akhirat).
  • Sponsor yang sudah mendukung kegiatan kami sehingga kami berkesempatan mendapat ilmu dan pengalaman yang tak terlupakan.

This Post Has 2 Comments

Leave a Reply